第９回ＹＭＰ事務学習会 コンピテンシーカードを活用して

７月22日にワイエムピー本社で第９回事務学習会を行いました。事務職員17名が参加しました。

事務学習会ではこれまで、薬局の事務主任を講師に実務的な学習を行ってきましたが、今回は少し趣向を変えて、社会保険労務士の富永弘徳先生をお招きして、コンピテンシーカードを活用した業務改革の手法を学びました。

富永先生によると、コンピテンシーとは「仕事のできる人の行動」をあらわす概念で、企業の人事政策において、職場ごとに求められるスキルやそれにふさわしい適性をもつ人物を選び出すために多くの企業で用いられているということです。

本来なら一日がかりで取り組む内容を、今回は２時間でやってしまおうということで、さわりのところだけ紹介していただきました。作業のために５～６人ずつ３班に分かれました。

第一段階　…　選ぶ

まず、第一段階。

75枚のコンピテンシーカードから、自分の仕事にとって必要と思われるカードを５枚選択します。カードには、「冷静さ」「チャレンジ性」「上司・先輩との関係」…などと書かれてあります。

次に、各自で選択したカードを班で共有して、班として必要と思う特性をこの中からさらに５枚選択します。

そして、この中からさらにさらに１枚のカードに絞ります。まさに究極の選択！

私の参加したＣ班では「計画性」というカードを選択しました。Ａ班は「思いやり」、Ｂ班は「コミュニケーションの充実」というカードを選択していました。

第二段階　…　書く

メンバーから出された行動様式

そして、第二段階。

この１枚のカードについて、具体的にどのような行動がふさわしいかそれぞれ書き出します。例えば「計画性」については、

「毎月の仕事を紙に書いて目の見えるところに置いている」
「業務の遂行に必要なことを一度書き出してから順番をつけて取り組んでいる」

などが挙がりました。

第三段階　…　まとめる

さらに第三段階。

同じ行動についてはまとめて小見出しを作ります。そして小見出しごとに、一番良いと思う行動を一つ選び模造紙にまとめます。

まとめた内容を他の班の人にも見てもらい、それぞれの評価を○、△、×でもらいます。評価をもらったうえで、班に持ち帰り、さらに検討して、評価のあまり良くなかった行動は削除するなどして厳選していきます。

このように何重もの検討を経て、一番支持を受けた行動様式が導き出されます。最後は、この「究極の行動様式」を各自で手帳など目につく所に記録して終了です。

２時間があっという間に過ぎていきました。職場全体で最良の行動様式を共有して、明日からの業務にすぐ生かすことのできる、とても実りのある学習会でした。

ぜひ民医連の事務職員研修にも取り入れていただきたいと思います。

富永先生、素晴らしい学習会をありがとうございました。